Formas efectivas y errores típicos para facilitar reuniones con participantes difíciles

👊 Lucha de poder

Dos participantes inician una acalorada discusión entre ellos 🤼 que persiste en el tiempo ⏳ y deja afuera al resto 😒.

ERROR: Desperdiciar demasiado tiempo intentando resolver un conflicto entre dos personas que no tienen intenciones de resolverlo.

MEJOR: Integra a otras personas del grupo preguntando: “¿Ustedes qué opinan sobre este tema?" o “Tomemos distancia y veamos si hay otros temas que deban discutirse".

TIP: 💡No gastes tus energías en una minoría dominante, dedica todo el esfuerzo animando a la mayoría pasiva.

🤫 Personas silenciosas

En el grupo hay algunas personas que pasan la mayor parte del tiempo en silencio 😶 y aportan poco en las conversaciones 🤐.

ERROR: Decirle a la persona "José, no has dicho mucho hoy, ¿hay algo que te gustaría agregar?”.

MEJOR: Dividir a los participantes en grupos pequeños para permitir que las personas tímidas hablen sin sentirse juzgadas ni tener que competir con otros por "tiempo de aire".

TIP: 💡Hacer un llamado directo a la participación podría funcionar solo si la persona tímida ha indicado de manera no verbal su deseo de hablar. De lo contrario, agrava la situación.

💪 Persona dominante

Tienes una persona en la reunión que acapara todas las conversaciones y no deja lugar a la participación de otros.

ERROR: Intentar controlar a la persona diciéndole "Disculpa Carlos, ¿te importaría si dejas que alguien más participe?" O, peor, “Disculpa Carlos, le está quitando mucho tiempo al resto del grupo".

MEJOR: Pon el foco en el resto de las personas. Abre el juego a la participación invitándolos a aportar “¿Los demás qué opinan?” O “¿Creen que hay algo adicional que debamos considerar?"

TIP: 💡Cuando una mayoría no hace uso de su tiempo y delega la participación es cuando se abre el espacio a las personas dominantes. Enfócate en esa mayoría pasiva y anímalos a recuperar su espacio.

🃏 Bromas, chistes y divagues.

Bromear excesivamente 😅, divagar 🙄 y hacer chistes 🤡 en medio de una discusión importante en donde se necesita tener foco.

ERROR: Organizar (controlar) a las personas mediante el poder: “Bueno basta, vamos a enfocarnos nuevamente".

MEJOR: Haz un break tan pronto sea posible. Después de un break, podrán concentrarse nuevamente.

TIP: Las bromas y divagues surgen por lo general como cable a tierra cuando las personas están sobrecargadas o agotadas.

Facilitación Avanzada

Los Scrum Masters y Agile Coaches avanzados tienen la capacidad de facilitar reuniones con participantes difíciles sin recurrir al control.

Claro que estas no son las únicas, se me ocurren otras situaciones para prestar atención. Por ejemplo:

  • Poca participación generalizada
  • Participantes enojados
  • Conversaciones divergentes
  • Temas complejos
  • Preguntas “trampa" para el facilitador

¿Sumarías algunas más?