Los procesos de seguimiento y control en proyectos con requerimientos cambiantes

El proceso predictivo de seguimiento y control de proyectos asume que es posible detallar las principales variables y predecir su comportamiento a largo plazo. Esto funciona en algunos contextos, pero no en aquellos con requerimientos cambiantes. Del otro lado de la vereda, tenemos el proceso empírico o adaptativo de seguimiento y control que incorpora la complejidad de la realidad, midiendo constantemente los resultados, y adaptando comportamientos. Bajo este paradigma adaptativo, las variables del proyecto se pueden predecir, pero con un horizonte temporal acotado. Un ejemplo de ello son los Sprints que suceden bajo Scrum, donde se practica la inspección y adaptación.

Los procesos predictivos de seguimiento y control de gestión de proyectos sólo son aplicables en entornos cuyas variables tienen comportamientos esperados, como el campo de la ingeniería.

De todos los infortunios que afligen a la humanidad, el más amargo es que hemos de tener conciencia de mucho y control de nada. - Heródoto

La ilusión del control en la gestión de proyectos

¿Cuántas veces hiciste planes que no resultaron como creías? ¿Cuántas veces ocurrieron cosas que ni te imaginabas que podrían ocurrir? ¿Cuántas veces hiciste todo lo que estaba a tu alcance para lograr un objetivo, y al final no lo lograste? Yo no tengo vergüenza en reconocer que me pasó cientos de veces.

Situaciones como estas pasan a menudo. Es increíble la cantidad de veces que creemos estar en control de algo y en realidad no lo estamos. Yo hoy creo firmemente que el control es una ilusión; y así y todo, me veo frecuentemente en situaciones donde pretendo controlar todo, resabios de otras épocas de Gerente de Proyectos.

Frente a esto tenemos dos opciones:

  1. Ignorar la complejidad, atribuir los malos resultados a una mala planificación y seguir haciendo más de lo mismo bajo el paradigma simplificador o
  2. Reconocer la complejidad y actuar en consecuencia, dejando la pretensión de controlar el futuro

Cuando hablamos de proyectos, podemos utilizar dos enfoques muy diferentes de procesos de control: el Proceso Predictivo de Control y el Proceso Empírico de Control.

Análisis predictivo de las variables de un proyecto

El proceso predictivo de seguimiento y control de proyectos asume que es posible detallar las principales variables de un proyecto (requisitos, tareas, recursos, costos y tiempos) y predecir su comportamiento a largo plazo. Adicionalmente a esta predicción, se crea una cadena de actividades donde cada una recibe una entrada, ejecuta una serie de tareas preestablecidas y produce una salida esperada. Cada una de estas tareas está asociada a un determinado Rol que posee ciertas habilidades para transformar la entrada en una salida.

Otro supuesto fundamental de este enfoque de control predictivo es que la responsabilidad sobre un ítem en progreso se traspasa entre los roles que se ocupan de las diferentes actividades, quedando en el rol destinatario del traspaso la responsabilidad de la aceptación del ítem. Imaginate aquí una carrera de postas, pero sin que el resultado final sea percibido como un trabajo en equipo, ya que en vez de personas los involucrados son las "áreas de XXX".

Dado que cada actividad requiere diferente cantidad de esfuerzo, el control se realiza midiendo el tiempo incurrido contra el tiempo estimado.

El supuesto de que el flujo de trabajo está prediseñado y predefinido nos lleva a la conclusión de que la predictibilidad se puede asegurar en cualquier momento durante el proyecto.

Proceso empírico de control o modelo adaptativo de control

A la inversa del Proceso Predictivo de seguimiento y control, el proceso Empírico o adaptativo abraza la complejidad y en vez de pretender controlar la realidad, su propósito es medir constantemente los resultados y adaptar nuestro comportamiento en consecuencia. Bajo este paradigma, las variables del proyecto se pueden predecir, pero con un horizonte temporal acotado. Un ejemplo de ello son los Sprints que suceden bajo Scrum, donde se practica la inspección y adaptación.

Manteniendo entonces un intervalo de tiempo pequeño y constante, el control puede ser bastante granular al revisar sistemáticamente el resultado del trabajo realizado durante ese intervalo de tiempo y ajustando (adaptando) las variables del contexto y permitiendo así una constante estabilización y optimización del sistema.

El rol del Equipo de trabajo es fundamental en un proceso empírico ya que los individuos dejan de ser percibidos como agentes independientes y pasan a ser parte de un conjunto interdependiente de personas que forman un equipo, donde el éxito o el fracaso es colectivo y no individual.

Los procesos predictivos no funcionan en contextos cambiantes

Los procesos predictivos son extremadamente valiosos y eficientes para ejecutar tareas repetitivas en contextos predecibles.

Creer que los procesos predictivos, por más detallados y definidos que estén (predictivos que sean), son más confiables y seguros que las personas que los ejecutan es una falacia desde mi punto de vista. Los procesos predictivos no aprenden. Los procesos predictivos no piensan. Las personas son las que piensan, aprenden y crean cosas nuevas. Los procesos predictivos son extremadamente valiosos y eficientes para ejecutar tareas repetitivas en contextos predecibles.

Los procesos predictivos son racionales, lógicos. Los procesos empíricos dan lugar a la creatividad. Los procesos predictivos se basan en experiencias pasadas e intentan repetirlas, pero debemos vivir mirando hacia el futuro, hacia la innovación.

La nueva seguridad no es racional y procedural, la nueva seguridad es cognitiva, creativa y personal.

Debemos saltar a ese mar de incertidumbre y crear nuestras propias playas de seguridad. La nueva seguridad no es racional y procedural, la nueva seguridad es cognitiva, creativa y personal. Será la costumbre de que si algo no funciona, siempre podemos hacer algo más, algo diferente, algo que no estaba estipulado. Debemos convertir esta visión en un estándar de todo trabajador: siempre puedes aprender y hacer algo diferente. Bienvenidos a la complejidad segura.

Durante años, las corporaciones han estado hablando sobre sus empleados como sus activos principales. Ya es hora de que se den cuenta de que es totalmente cierto porque la única esperanza de una seguridad futura estriba en los cerebros de esas personas. - Charles Handy